Organizzare, se si aspira al successo, è vitale. In qualsiasi campo – dalle startup tecnologiche alle imprese che si occupano di agricoltura – lavorare con ordine, comunicare efficacemente con il team e tenere aggiornato il calendario delle attività è importantissimo. Come si può sperare di ricordarsi scadenze burocratiche senza fallire una data? Oppure tenere a mente tutti i documenti necessari per partecipare a un bando? D’altronde è anche impensabile sperare di lavorare 24 ore al giorno e non delegare compiti e mansioni ai colleghi e dipendenti. La soluzione non è necessariamente trovare una segretaria degna de “Il diavolo veste Prada“. La Rete offre tool efficaci da poter utilizzare, così da pianificare con cura l’attività quotidiana. Ne abbiamo selezionati quattro (più uno che vale un po’ per tutto).

Trello

Se amate post-it e bacheche in sughero, Trello è lo strumento che fa per voi. Su una sorta di lavagna virtuale si può lavorare in modalità “singola” o in condivisione. In quest’area si “attaccano” foto, liste, note. Un sistema di gestione fluido, che permette di sincronizzare altri servizi come Google Drive e Dropbox. Per ciascuna attività è possibile aggiungere persone diverse, così da selezionare solo i collaboratori giusti per quel compito. Molto efficaci il sistema di notifiche (su app, browser o mail) e il calendario. Trello è gratis, ma funzionalità avanzate sono disponibili nelle versioni gold e business.

 

Basecamp

Anche Basecamp ha un’impostazione con al centro una “scrivania” virtuale. L’area di lavoro comprende le liste da spuntare, lo spazio per le scadenze, una chatbox e l’archivio per i file. Basecamp può chiedere in automatico ai componenti del gruppo di scrivere cosa hanno fatto durante la giornata alla scrivania o i programmi per la settimana. Una funzione che può sembrare un controllo inquietante, me che se ben utilizzato può servire a organizzare al meglio il carico di lavoro dei dipendenti. Per trenta giorni è disponibile una prova gratuita. Il costo mensile è di 99 dollari.

 

Slack

Chi sa cosa vuol dire lavorare a distanza sono i creatori di Slack. Questo software, infatti, nasce dall’esigenza di un gruppo di sviluppatori alle prese con la realizzazione di un videogioco da diverse città del Nord America. Naufragato il progetto principale, le potenzialità della piattaforma sono state messe a frutto. Oggi Slack viene usato nel coordinamento di aziende e anche di grosse redazioni giornalistiche. Gli spazi di comunicazione sono gestiti su diversi canali, così da non “intasare” di messaggi inutili le bacheche altrui. Non ricordate un compito assegnato? È sufficiente ricercare una parola chiave nell’archivio e risalire al messaggio, così da non dover chiedere aiuto al vicino di scrivania o al capo. La versione base è gratuita; la standard e la plus hanno costi che non superano i 14 euro al mese.

 

Asana

Dustin Moskovitz, cofondatore di Facebook, ha presto ispirazione dal mondo dello yoga per creare il suo software Asana. Una piattaforma che ha conquistato consensi da realtà enormi come Red Bull, Airbnb e perfino la Nasa. Chi ha il ruolo di amministratore può organizzare i diversi compiti, senza il rischio di condividere informazioni riservate con quanti non dovrebbero averne accesso. Facilmente utilizzabile sia da pc che da smartphone, degno del suo nome che invita alla calma, ha nella grafica pulita e intuitiva un punto di forza. Asana è gratis nella versione più semplice, quella premium costa poco più di nove dollari al mese.

 

Google – Il luogo dove tutto ha una soluzione

La risposta a qualsiasi domanda si può trovare in un solo posto: Google. Le diverse funzioni del colosso di Mountain View vengono incontro a chi ha bisogno di scrivere e archiviare documenti (Docs e Drive), prendere appunti (Keep), comunicare in chat e video (Hangouts, Allo e Duo), non perdere un appuntamento (Calendar). Un sistema integrato di facile accesso sia da pc che su smartphone e che ha nel suo centro Gmail.

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